La première étape de l’optimisation des processus est la formalisation du processus actuel, à partir duquel le processus cible sera développé. Ceci peut être fait pour des processus administratifs ainsi que pour des processus de production.
Pour chaque étape du processus, décrivez les moyens nécessaires et le temps nécessaire. Pour la description d’un processus de production, il faut distinguer entre les différents produits ou familles de produits.
Cette formalisation peut facilement être faite sur papier mais personnellement j’aime bien utiliser PowerPoint, il suffit d’insérer des rectangles et de les lier avec des flèches. C’est simple à utiliser et PowerPoint est installé sur la majorité des ordinateurs.
La deuxième étape consiste à analyser le processus actuel pour identifier des sources de “gaspillage”.
Les types de gaspillage typiques sont : la surproduction, le temps d’attente, le transport, l’inventaire trop important, les gestes inutiles, les opérations inutiles et les défauts et les erreurs.
C’est important de faire participer vos employés à la création du nouveau processus, ils ont certainement des propositions intéressantes et si tous les employés comprennent les liens entre les différentes étapes du processus la mise en place sera plus facile par après.
La dernière étape est la mise en place du nouveau Processus.
Donnez des responsabilités à vos employés et non pas des tâches, la différence est simple, l’employé qui a une tâche exécute, l’employé qui a une responsabilité doit faire en sorte que ça fonctionne. C’est important de donner assez de libertés aux employés et qu’ils comprennent et assument leur responsabilité volontairement.
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